管中窥豹看英国档案工作

——伦敦市档案馆散记

deng

2010年02月22日 00:00

历史沿革 　　伦敦市档案馆位于克拉肯威尔北安普顿路40号，是一座红白相间的5层楼，整体建筑呈U字形，与这座城市的建筑风格有机融和，给人以恬静、厚重、协调之感。 　　伦敦市档案馆是由政府的4个独立机构合并而成。1965年，伦敦郡文件部、伦敦郡议会成员图书馆和米德尔塞克斯郡文件部合并成大伦敦文件部和历史图书馆。1997年，又与伦敦市法团文件部合并，成为现在的伦敦市档案馆。目前馆藏档案资料排架长度达72公里，最早的史料可追溯到1067年。目前，馆内有员工112人，另外还有30名左右的志愿者。 　　档案收集范围 　　馆藏档案主要来源于比较大的机构，收集范围主要包括伦敦地方政府、协会、企业、慈善团体、家庭与不动产、医院、教区、犹太人机构的文件夹、照片等，大体分为17个主要的类别。该馆非常重视公民个人档案的收集，教会要向档案馆移交个人出生、受洗、死亡档案，医院要移交病历档案，学校要移交学籍档案。 　　档案寄存业务 　　该馆开展的档案寄存业务也很有特色，珍贵档案可长期寄存在档案馆，双方签订协议，存期不受限制，并且不收取任何费用，但如果要取走，则要收取相应的保管费。这种做法的可取之处在于最大限度地实现了档案资源共享，同时也积极促成寄存者向档案馆捐赠档案。 　　档案技术保护 　　在技术保护方面，档案修复部像个大车间，补洞机、压平机、压膜机等设备一应俱全。在考察当中，我们看到工作人员在用特制的海绵逐页擦拭档案表面的尘土，海绵用脏后剪去一层即可再用，工艺虽不复杂，但很是新颖。在这里，修复的每件档案都有详细记录，工作十分细致严谨。 　　档案库房 　　在库房管理方面，装具既有铁制的档案架，也有高密度板制作的档案柜，量体裁衣、各按所需，非常实用。一些超大不易卷放的如地图、图纸等就直接平放在档案柜中，避免长期折叠导致档案的破损。另外，该馆还制作了纸质装具的专用设备，档案盒一律采用无酸材质，根据需要设计不同规格，可以方便地打开，多数档案平放在盒内，防止纸张变形。 　　档案数字化 　　数字化档案，主要分三类：一是市政府、社团档案，二是寄存档案，三是馆藏档案。数字化的档案多以文本形式为主，还有一些声像档案。目前正在对现有缩微胶片进行数字化，同时还建成一个包括7.7千万人信息的个人档案数据库，最近已实现该数据库的目录上网，两年后将实现个人档案数据在线利用。 　　档案利用服务 　　利用大厅有多台缩微阅读机和计算机，各种书签、明信片、宣传品免费提供给利用者。查档利用者中不乏许多白发老人，大家都在专心致志地查阅抄记、各取所需，整个大厅你来我往、安静有序。据统计，2008年伦敦市档案馆接待利用者达3万多人次，其中75%的利用者都是来查找家族档案的。利用档案既有收费项目，也有免费项目，利用者直接来馆查阅免费，利用网络远程查档，或委托档案馆查阅、复制的则适当收取一定费用。凡查阅档案原件的利用者都要先进行身份注册，该馆为利用者建立了查档信息卡，有效期为三年，主要还是为了掌握利用情况，保证档案的安全。利用部门每两年进行一次档案利用调研，有100多个机构协助调查工作，2008年收到了2万4千条反馈信息，包括信件、电话和邮件。另外，档案馆的楼道、利用大厅、接待室，甚至办公室随处可见与城市有关的历史照片和宣传品，浓郁的历史和档案文化气息俯拾皆是。 　　收获与思考 　　英国人认真严谨的工作作风在伦敦市档案馆工作人员的工作细节上得到了充分体现。同时，馆内为残疾人提供轮椅等人性化服务设施、档案馆安防的电子监控系统、展品的陈列布局以及馆舍建筑浓郁的文化氛围等也给考察团成员留下了深刻的印象。 　　介绍、借鉴英国档案馆的工作，将有利于开阔我国档案工作者的眼界，拓展我们的思路。经过认真地总结、梳理，大家在以下三个方面达成共识。 　　第一，要实现档案馆服务功能的公众化、社会化，加强馆藏档案资源建设是根本。 　　档案馆作为服务公众、服务社会的政府部门之一，围绕中心、服务大局方面的工作应该说已经得到各级领导的认同和肯定。但在服务社会、服务百姓方面，仍在采取多种形式做着不懈的努力。究其原因，主要还是目前的馆藏关乎百姓民生的档案严重匮乏。正如笔者亲眼所见，伦敦市档案馆查档利用大厅的“上座率”之所以能够达到八成，年来馆查档利用能够突破3万人次，且75%以上的利用者为普通公民，关键在于档案馆有老百姓感兴趣、能查询、可利用的资料。俗话说“酒香不怕巷子深”，只要档案馆（室）在档案资源建设上、在服务理念上能够贴近百姓民生，不愁没有更多的市民百姓到档案馆来。所以，要实现档案馆服务功能的公众化、社会化，合理调整馆藏结构、加强档案资源建设是根本。 　　第二，档案馆建设要秉承“以人为本”的理念，调动和发挥员工的积极性、创造性。 　　“以人为本”是个宏观概念，既包括社会各界来馆查档的利用者，也包括档案馆员工。就前者而言，英国国家档案馆有专为残疾利用者准备的轮椅，伦敦档案馆的利用服务部门为利用者免费提供纸、笔及相关宣传资料。特别是在档案数字化方面，以利用率高的档案优先为原则，既保护了档案原件，又方便了利用者查询，“以人为本”的理念贯穿在工作始终。 　　在档案馆建设方面，英国档案部门对员工的合理化建议、小技改项目给予鼓励支持，有些劳保和管理设施，不一定非要申请政府资金购置专用设备，也能达到相同效果。如在阿尔高州档案馆，档案除尘的工作台的桌面上是打满小孔眼的金属面板，桌面下与吸尘器连接，案卷上的灰尘（包括异味）可通过孔眼直接被吸走，既保障员工身心健康、维护操作间工作环境，工艺也不复杂，非常方便实用。一位金发小伙子得意地告诉我们：这就是他的发明创造。再如我们在奥林匹克博物馆看到密集架上的抽拉式小桌板、奥林匹克研究中心图书馆为读者选阅书刊提供的小轮车等等，也设计得以人为本。 　　第三，要使档案馆工作真正融入社会，首先要树立档案馆的“亲民形象”。 　　从某种意义上讲，档案馆、图书馆、博物馆同属文化事业单位，但就普通百姓的关注度而言，却是两种截然不同的现实：档案馆基本“门可罗雀”，图书馆（包括某些博物馆）却时常“人满为患”。可喜的是，随着档案服务观念的转变，近年来不少档案馆围绕融入社会、贴近百姓、造福于民推出不少新举措，产生积极的社会效果。因此，要使档案馆工作真正融入社会，树立档案馆的“亲民形象”是为重要前提。 　　国外档案馆的某些经验和做法很值得我们学习借鉴。一是与图书馆联合举办历史知识讲座、主题读书活动，主题内容、所需资料由档案馆与图书馆分别提供，借助图书馆的社会关注度、影响力，把普通民众的关注点吸引到档案馆来。二是与博物馆联合举办文物、史料展。就实物而言，文物与档案没有太大的本质区别，但了解文物需借助档案史料，档案史料还可以深层次地诠释文物的实际内涵。再比如，与高等院校、研究院所联合举办历史专题讲座（如央视“百家讲坛”栏目形式）等等，也可借助社会力量来树立档案馆的“亲民形象”，让更多的社区居民、普通百姓认识档案馆，了解档案馆，走进档案馆，让“把档案馆办成老百姓文化休闲的场所”的愿望成为现实。 　　虽然英国与中国社会制度与文化传统迥然不同，但这些差别并不能成为双方互相学习取长补短的障碍。我国档案工作者首先要具备政治意识和大局意识，一切从工作实际出发，学人之长，补己之短，稳步提高，全面发展，让档案工作在服务建设社会主义和谐社会中发挥挥更大的作用。（作者：张历生　来源：《中国档案报》2010年2月8日   总第1963期   第二版）

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