一、档案信息化的基础和背景（略）<BR> 二、几个主要方面问题的分析对策<BR> 1、档案信息资源的充实及其与国家基础信息资源数据库的整合。<BR> 国家档案局“十一五”期间将启动国家数字档案建没与服务工程项目。我们已经认识到，档案信息是国家基础信息的重要组成部分，这也是党和国家重视档案信息资源建设，给予较大支持的主要原因。我们必须把这个认识变成上下的共识，尽快转变相对封闭的管理模式，做到把档案信息的管理和利用置于全社会的大背景之中，才能获得主动。<BR> 为此，一是要求进一步转变观念，切实把档案信息作为国家基础信息的一部分。除了必须保密的部分外，尽量拓展档案信息的服务领域，这样可以把原来认为是档案部门或机关内部的事，纳入国家和地方的信息化建设规划，在资金、人力和服务规模上都可以争得主动。二是加大档案信息化的管理和指导力度。在经济发达地区，将电子文件和电子档案的管理指导扩展到乡镇，使档案信息化的建设与电子政务的发展同步。三是进一步落实档案有关的法规，在保证档案信息安全的同时也要保证档案信息的合法利用。<BR> 近期，档案信息化的主要建设项目是国家数字档案建设与服务工程，这个项目的主要内容就是档案信息资源建设。<BR> 具体任务包括如下方面：<BR> 一是现有数据库的充实与完善。以国家级档案信息库的建立为基础，进一步整合扩展为国家档案信息中心数据库。将这些资源库按照中国数字档案馆应用系统的要求进行组织加工，通过网络为用户提供高效服务。<BR> 二是现有馆藏档案的数字化工作。在对馆藏档案资源进行分级鉴定、有序整理的基础上，有计划地把纸质档案、胶片、照片、录音、录像档案数字化，并实现信息资源的联网。<BR> 三是对电子文件的产生和归档等全过程的管理。随着计算机及网络技术的发展和普及，越来越多的社会活动和科技生产过程的记录将产生于电子工作环境，解决电子文件的管理问题。<BR> 2、加快从文件生成开始的电子文件和电子档案的相关立法和规范化管理体系的建立。<BR> 根据一些较发达国家的经验，以立法的方式确定对文件的管理，可以更直接、更有效地解决电子文件和电子档案的法律地位问题。我国的法制建设已经取得了很大进展，政府职能的转变也创造了一定条件。但是从档案工作者的角度看，相关立法工作的步伐还是偏慢。国际上常见的做法是对文件的生成过程在法律框架中进行规范，使得文件从生成乃至生成之前就开始对其依法进行规范的管理，同时按照法定的流程监控文件的整个生命周期。这样一来，可以从文件管理的大系统着眼，以批量或较完整的集合处理方式确保电子文件的真实性、完整性和可利用性。从而避免了仅对单份电子文件采取管理措施及进行真实性、合法性鉴定和甄别引起的漏洞和不便。一些国际标准也体现了这种理念和方法，如ISO—18894等文件管理规范等。我国正在积极参与这些国际标准的制定和相关科研课题的研究，以促进我国的相关法规体系的建设。<BR> 现在的问题是，我国与法制建设较发达的国家相比在管理体制上差距较大，立法工作又相对滞后，直接采用相关标准很困难。这就需要方面采取措施，尽量使档案信息化的标准向国际标准靠拢。原则是面向计算机和网络的技术的标准直接采用国际标准或国家标准；一般性的信息处理标准优先采用国家标准，档案属性较为明显的信息技术要求制定行业标准，总之要尽量减少档案自定标准的数量，可以加快标准体系的形成和提高标准化程度。这样利于与国家信息系统兼容，防止形成档案信息孤岛。<BR> 3、参与电子政务的建设，研究和落实电子政务与档案信息化的相互要求，形成一体化的管理模式。<BR> 国家电子政务的建设发展很快，档案信息化如不加快步伐，会造成灾难性后果。为减少或避免这种情况出现，需要提前解决电子文件的监控和归档保存、信息化利用等问题。在这方面需要应对的问题集中在以下几个方面：<BR> 一是使电子政务的建设者认识到电子文件的管理必须按照档案管理的要求去进行，并且在电子政务建设过程中主动接受档案部门的相关指导。现在中央、国家一级的电子政务建设领导小组已经注意到这个问题，在其决策和顾问机构中吸收了档案部门的人员参加，使档案部门的要求在相关工作中有所体现。但各地、各部门对此仍有忽视，致使很多电子政务系统的建设中存在缺陷，不符合电子文件和电子档案管理的要求。<BR> 二是使档案工作者具有相关的知识，懂得如何指导电子政务设计和使用部门对电子文件进行管理。解决这个问题需要克服的困难很多，因为档案工作者面临的是新问题，而产生新的管理方法又需要时间，同时熟悉和掌握新办法更需要时间，易造成指导工作的滞后。这就对档案工作者提出了更高的要求，必须尽快了解和借鉴国际上的先进经验，深入实践，迅速形成和推广符合国情的相关模式。<BR> 三是把握时机，把档案管理的要求融合到电子政务的系统设计之中。在信息化过程中，最好的方法是实现自动管理，尽量减少人工干预，所以应当在信息管理流程中按照法规体系实现系统功能设计。但是很多部门可能由于种种原因错过了时机，不得不对原有的电子政务系统进行改进，使其符合要求。由于对已经投入使用的系统进行改进是很复杂的事情，这也是许多电子文件生成和管理系统存在隐患，而又不能及时补充完善的原因。<BR> 4、拓展档案信息的服务对象和渠道，维护公众权益和满足各类利用者顺利获取档案信息的方法和途径。<BR> 档案信息化的目的就是满足社会对档案信息的需求。目前我国的档案信息化服务问题仍然很多。不同程度地存在如下问题：如确定服务对象时注重领导机关和决策者，对基层和大众有所忽视；由于种种条件限制，采用的服务方式落后，观念相对封闭和保守；技术措施跟不上实际需求的发展等。<BR> 档案信息化建设的重点是信息库的建立和充实，但最终目的是应用。对档案管理部门来说，要努力做到为信息找到利用者，同时也为公众找到所需的档案信息创造方便条件。档案信息的用户群从上到下可分为决策层、管理层、企业层和普通民众，由近到远分为本地用户、异地用户和远程用户。各用户群的需求和应用条件有所不同，一般情况下处于上层或近处的用户在设备和资源占有方面更受重视，但下层和远程的用户的需求更复杂，涉及面更大，需求的迫切性反而更明显。现实情况表明，有很多领导机关对信息化的投入很大，而应用效果反而很差。甚至常见到一些领导机关的计算机信息系统(包括档案信息系统)频繁更新，但基本上处于演示或试用状态，未见明显的应用效果。而基层或普通民众的情况正好相反，一般是投入少而使用效率高，更注重实效，常常以很少的投入取得了很明显的效益。可以说，矛盾体现在信息资源的占有方面的不平衡或不公平。档案信息化过程中必须对解决这个问题采取有效措施。例如，结合政府职能由管理型向服务型转变，把档案信息化的建设与公众利益紧密联系在一起，克服强势群体与弱势群体之间存在“马太效应”，使资源分配和获益情况更为均衡，甚至更侧重于弱势群体，使档案信息化建设目标与国家提出的建立和谐社会的目标吻合。<BR> 当我们把公众利益放在更重要的位置上时，一些技术性的问题就有可能变得更容易解决了。对如下问题应加强研究，采取积极对策进行解决：<BR> 消除各个部门信息共享壁垒问题。在将政府的管理转变为服务时，可以做到针对某个服务对象整合各相关部门的相关信息，使多个部门同时共享各自所有的信息，以同时协同对服务对象的服务。<BR> 解决现有信息检索方法不适应综合信息环境下复杂网络的综合性信息库要求的问题。常用的检索方式要么依靠人工检索语言难以跨越不同部门、不同学科领域或不同历史阶段信息库的壁垒，要么以简单漫游的方式去“大海捞针”，效率很低，效果极差。档案信息化必须在检索语言上实现由人工语言向自然语言的过渡。方法和途径有：主题词的维护和推广使用(在—定范围内有效，不适用于公众网络)；智能搜索引擎的开发和使用(已有可用的产品，但还有待完善)；将现有的数据库系统上升为知识库系统(正在研究，还处于探索之中)。我国在这方面的研究有了一些进展，但仍需加大力度。如不在这些方面有较大的突破，档案信息化的目的就很难达到。试想，如果此类问题不解决，造成用户乘兴而来，扫兴而去的情况反复出现，公众必然远离档案信息而去．那么档案信息化将失去意义。<BR> 5、与社会信息化建设结合，促进档案信息网络等基础设施的建设。<BR> 档案信息化并不只是档案界内部的事，必须强调其与社会信息化的关系。社会信息化是档案信息化的基础。现在到了使档案信息化融合于社会信息化的关键时期。我国从第八个五年计划就开始强调信息化的建设，并连续在以后的几个五年计划期间加大办公自动化、电子政府、电子政务、企业管理等方面的投入。相比起来，档案信息化的投入不够普遍，不够连续，不够均衡，不够力度。现在已经有十几个全国性的“金字头”工程启动或接近完成。我们更为迫切地期待着档案信息化工程也能同国家的其他“金字头”工程一样，尽快启动。这样，才能改变档案信息化以往的自下而上摸索、各自为政实施、零打碎敲建设、重复性投入造成浪费等情况；做到全国统一规划，自上而下实施，以中央投入带动地方投入，均衡发展、广泛受益，开辟<BR>档案信息化健康发展的新局面。<BR> 6、关注信息新技术的发展和新载体的使用，解决档案信息和电子档案的长久保存问题。<BR> 信息化建设中涉及的新技术如同双刃剑，既支撑了信息化的应用和发展，也带来了不少难解决的问题。其中最突出的，就是电子文件和电子档案的长久保存问题。信息化技术的特点就是更新很快，难以掌握又十分脆弱，经常是在档案工作者没有准备的情况下就已经被推广使用了。信息产生部门常常只看重信息化的方便和快捷，而往往不关心信息的归宿，把信息的长久保存问题不客气地留给了档案工作者。由此造成由于信息化或数字化，而将人类活动的记忆保存置于危险的境地。信息化过程中造成的电子文件和电子档案丢失问题，在国内外屡见不鲜。对此，档案工作者必须随时关注信息技术的发展，及时更新知识，从电子文件产生的前端开始进行关注或干预，对相关技术进行测试、研究、鉴别和筛选，在此基础上对相关问题提出指导意见。（来源：档案学研究）
2010年01月08日 03:03